ReadyPlanet.com
การบริหารเวลา เคล็ดลับสุดยอด ของคนที่ประสบความสำเร็จ

                                        

          หลักสูตรการบริหารเวลา เป็นหลักสูตรที่องค์กรให้ความสนใจที่จะฝึกอบรมมากที่สุด หลักสูตรหนึ่ง และก็เป็นหลักสูตรที่เมื่ออบรมแล้ว ติดตามการประเมินผลได้ไม่ง่ายนัก เพราะการบริหารเวลา เป็นเรื่องราวที่ต้องเกี่ยวโยงกับการปรับปรุง วิธีคิด วิธีพูด และวิธีปฏิบัติ ซึ่งถามว่าทำไม่ถึงไม่ง่าย เพราะคนที่อบรมแล้ว มักคิดว่า ดี แต่เอาไว้ก่อน ขอปฏิบัติเหมือนเดิม เพราะเฉพาะงานที่ทำอยู่ก็ทำไม่ทันอยู่แล้ว ถ้าต้องมาทำงานแบบวิธีใหม่ สงสัยงานต้องไม่ทันแน่ๆ จึงเป็นข้ออ้าง(ไม่ใช่เหตุผล) ที่ทำให้คนไม่เปลี่ยนตัวเอง

           เคล็ดลับในการบริหารเวลาของผู้ที่ประสบความสำเร็จ ผมลองเกริ่นพอสังเขป ดังนี้

          1. เปลี่ยนจากการรอให้มีเวลาว่าง หรือรอให้พอมีเวลา    เป็น จัดสรรเวลาให้ทันที Act Now

          2. ถ้างานล้นเวลา ต้องวางแผน โดยแบ่งเป็นงานหลักๆ 3  อย่างคือ งานขนาน งานส่งต่อ และงานที่ต้องทำเอง ซึ่งงานขนานจะเป็นงานที่สามารถให้ผู้อื่น หรืออาศํยเทคโนโลยีให้ทำพร้อมๆ กันสิ่งที่เราทำอยู่ได้ เช่น พอเรารู้ว่าลูกค้านัดส่งสินค้าวันไหน ต้องรีบแจ้งให้หน่วยงานวางแผน รับเรื่องเพื่อบรรจุ หรือจองคิวทั้งการผลิต และการส่งมอบทันที อย่ารอให้ใกล้ๆ ส่งมอบงาน ถึงจะแจ้งวันส่งสินค้า งานส่งต่อ หมายถึงงานที่รอที่จบ ซึงถ้าเราไม่ทำงานนี้ งานก็จะไม่จบ การประเมินผลก็จะไม่เกิด เช่น สินค้าต้องส่งวันรุ่งขึ้น ถ้าวันนี้ เราไม่มีการจัดสินค้าตั้งแต่วันนี้ พรุ่งนี้เช้า งานก็จะทุลักทุเล ส่วนงานที่สามคืองานที่ต้องทำเองเน้นที่ตนเองเป็นคนจบงาน เรากำหนดเวลาของเราได้ ความเดือนร้อนหรือระยะเวลาของภาพรวมก็จะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

          3. พัฒนา Process หรือทำลายสถิติ เพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่กระชับขึ้น ลดภาระเรื่องของเวลา หรือต้นทุน หรือผลกระบมากขึ้น เช่น ธนาคารที่มีช่องฝากถอน ในผู้บริการเดียวกัน การสั่ง Pizza ต้องใช้เวลาตั้งแต่รับ Order ไปจนถึงโต๊ะลูกค้า ต้องไม่เกินกี่นาที  และก็ระดมสมอง ปรับปรุงวิธีการ เพื่อให้ได้เวลาที่ลดน้อยลง แต่ยังคงคุณภาพให้เท่าเดิม หรือดีขึ้น

         4. จัดลำดับความสำคัญของงานที่จะเข้าสู่ Process ว่างานใดบ้างที่ต้องรอ Queue งานใดบ้างที่แทรกได้ หรือรอได้

         5. ใช้ Checklist ในการควบคุมคุณภาพ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหา ต้นทุนเวลาซ้ำๆ เช่น พอนำสินค้าขึ้นรถเพื่อส่งมอบแล้ว ปรากฎว่า สินค้าไม่ครบ ต้องรอสินค้าอีก 1 ชั่วโมง เป็นต้น

         6. เปลี่ยนนิสัยการทำงานเป็นแบบ Proactive ต้องมีการวางแผนรายเดือน รายสัปดาห์ การวางแผน จะทำให้เราสามารถเตรียมทุกสิ่งทุกอย่าง และประเมินสภาพแวดล้อมที่จะเกิดขึ้นได้ การที่ทำงานไม่จบตามแผนเป็นเรื่องปกติ แต่ความน่าเชื่อถือของแผนถ้าไม่ดีขึ้น แสดงว่าเป็นเรื่องผิดปกติ แสดงว่าเราประเมินสภาพแวดล้อมได้แย่ลง

         7. กำหนดวาระการประชุม เรื่อง Waste ของเวลาในการประสานงาน เพื่อการปรับปรุงที่แท้จริง จากหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

         8. ช่วยกันสร้างวัฒนธรรมองค์ที่เคารพเวลาในการประชุม ตารางเวลาในกาส่งงาน กำหนดการต่างๆ เป็นเรื่องที่น่าเชื่อถือ งานที่ไม่จบ ต้องทำให้จบ ไม่งั้นไม่ยอม ไม่กลับบ้าน เทคนิคนี้ จะทำให้ทุกคนพยายามใช้เวลาอย่างคุ้มค่าที่สุด

         9. การทำงานเป็นทีม และทีมที่ทำงานมีผลโดยตรงต่อการบริหารเวลาร่วมกัน

 

                                                                                                              ด้วยความปรารถดี

                                                                                                   วีระ บุญญาดีวงศ์ 081-827-6434     

   




กิจกรรมที่ประทับใจ

การเพิ่มศักยภาพในการทำงาน
วัฒนธรรมองค์กร คำตอบสุดท้ายสำหรับการแข่งขันทางธุรกิจ
ลูกน้องวันนี้ คือลูกพี่ในวันหน้า ถ้าไม่พัฒนาวันนี้ วันหน้าจะได้ลูกพี่ที่โตแต่ตัว
การได้ทีมที่เป็นทีมทำงาน คือการประสานพลังที่แท้จริง
การนำเสนอด้วยรูปภาพและกรณีศึกษา นำมาซึ่งความสามารถในการประยุกต์ใช้จริง
หัวใจของงานบริการ คือ การเต็มใจบริการต่อหัวใจที่คาดหวัง
อย่าปล่อยให้แรงบันดาลใจจากการทำกิจกรรมกลุ่ม หลุดลอยไป
การสอนงาน มากกว่าการสอนให้รู้หน้าที่ แต่เป็นการสอนให้รู้จักรับผิดชอบ
การสื่อสารที่ดีจะพัฒนาคน ทีม และองค์กร article
ความตื่นตัวในการพัฒนาหัวหน้างาน และลูกน้องระดับปฏิบัติการขององค์กร article
ความเข้าใจใหม่ๆ เกี่ยวกับลูกค้าวันนี้ที่ว่า "สำคัญกว่าพระเจ้า" article



แสดงความคิดเห็น
ความคิดเห็น *
ผู้แสดงความคิดเห็น  *
อีเมล 
ไม่ต้องการให้แสดงอีเมล